Lege nicht nur fest, welcher Chat erlaubt ist. Halte für eine konkrete Aufgabe fest, über welchen betrieblich geprüften Zugang das Team arbeitet, welche Daten hinein dürfen und wer das Ergebnis vor der Verwendung prüft. Fehlt eine dieser Angaben, bleibt die Aufgabe außerhalb der Freigabe. Das Regelblatt unten kannst du dafür kopieren und gemeinsam ausfüllen.
Die kurze Antwort: Aufgabe, Datenweg und Freigabe gehören zusammen
Eine brauchbare Teamregel lautet: „Wir nutzen [genaues Produkt und Tarif] im [betrieblichen Arbeitsbereich] ausschließlich für [Aufgabe] mit [erlaubten Eingaben]. [Zuständige Person] prüft den Entwurf vor [Verwendung]. Bei unklaren Daten oder abweichendem Zugang stoppen wir und fragen [Kontakt].“
Die eckigen Klammern sind keine Formalität. „KI für Bürotexte erlaubt“ lässt offen, ob damit auch echte Kundenmails, Anhänge oder Personalunterlagen gemeint sind. Eine Freigabe für eine allgemeine Formulierungshilfe gilt nicht automatisch für das Zusammenfassen eines Kundenpostfachs.
Lass das ausgefüllte Blatt vor der Anwendung fachkundig prüfen. Die Betriebsleitung klärt dabei die konkrete Nutzung mit den zuständigen Fachleuten, gegebenenfalls mit Datenschutzbeauftragten und Beschäftigtenvertretung.
So kommst du zu einer Regel, die im Alltag hilft
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt, konkrete Zwecke, Voraussetzungen und erlaubte Anwendungen intern zu dokumentieren. Beispiele für zugelassene und untersagte Einsätze helfen beim Verständnis. Darauf baut die folgende Arbeitsfolge auf. DSK 2024, Abschnitt 2.2
- Wähle eine abgrenzbare Aufgabe. Etwa: einen allgemeinen Textbaustein für Terminrückfragen entwerfen. Schreibe dazu, was nicht dazugehört: echte Kundenmails hochladen, Termine zusagen oder Nachrichten automatisch versenden. Beginne nicht mit einer pauschalen Freigabe für alle Büroarbeiten.
- Lass den konkreten Zugang prüfen. Trage Produkt, Tarif, betrieblichen Arbeitsbereich und Zugangsweg ein. Halte fest, ob nur Texteingaben vorgesehen sind oder auch Dateien, Sprache und angebundene Datenquellen. Ungeprüfte Funktionen bleiben außerhalb der Freigabe.
- Beschreibe die erlaubten Eingaben. Für einen engen Einstieg können das vollständig erfundene Übungstexte oder ausdrücklich freigegebene öffentliche Inhalte sein. Prüfe auch dabei Nutzungsrechte und Vertraulichkeit. Bei echten Vorgängen reicht es nicht, Namen zu entfernen: Ein Auftrag, Ort oder Zusammenhang kann Personen weiter erkennbar machen. DSK 2024, Abschnitt 3.1
- Trenne Nutzungsfreigabe und Ergebnisprüfung. Die Betriebsleitung gibt die abgegrenzte Nutzung nach fachkundiger Prüfung frei. Eine benannte, fachlich geeignete Person prüft anschließend den jeweiligen Entwurf. Für eine Kundenantwort bedeutet das beispielsweise: Stimmt die Aussage mit den geprüften Auftragsinformationen überein? Sind unbelegte Preise, Termine oder Leistungszusagen hinzugekommen? Ist etwas ungeklärt, wird nicht versendet.
- Vereinbare Stopp und Vertretung. Unklarer Anhang, anderer Account, neue Datenquelle oder abwesende prüfende Person: nicht improvisieren. Benenne einen erreichbaren Kontakt und eine Vertretung. Fehlt auch diese, bleibt die Aufgabe liegen oder wird ohne KI im üblichen freigegebenen Verfahren erledigt.
- Spiele die Regel gemeinsam durch. Nutze nur erfundene Inhalte. Lass eine Person den erlaubten Weg zeigen und eine andere den Stoppfall erklären. Prüfe, ob die eingetragenen Einstellungen tatsächlich vorhanden sind. Erst nach geklärten offenen Punkten und betrieblicher Freigabe wird die beschriebene Nutzung aufgenommen.
Ein Schulungsblatt ist keine technische Sperre
Ein unterschriebenes Blatt verhindert keinen Datei-Upload. Auch der Satz „Verwende keine Kundendaten“ im Chat schaltet keine Schnittstelle ab. Schulung erklärt das gewünschte Verhalten. Technische Begrenzung entsteht erst durch tatsächlich eingerichtete und geprüfte Zugänge, Berechtigungen und Funktionsbeschränkungen, soweit das eingesetzte System sie bietet.
Halte deshalb getrennt fest: Was haben wir vereinbart? Was ist technisch begrenzt? Was lässt sich nicht begrenzen? Wenn sich eine für die Aufgabe notwendige Schutzmaßnahme nicht umsetzen oder prüfen lässt, bleibt diese Nutzung gesperrt. Ein Eingabefilter allein belegt ebenfalls keine sichere Verarbeitung. Die DSK behandelt organisatorische Maßnahmen und technische Gestaltung gemeinsam, darunter Rollen, Berechtigungen und Schulung. DSK 2025, Abschnitt 1.4 und anschließender Maßnahmenüberblick
Kopiervorlage: Unser Teamregelblatt für eine KI-Aufgabe
Kopiere den folgenden Block in deine betriebliche Ablage. Er ist bewusst nicht vorausgefüllt. Leere Felder sind offene Entscheidungen, keine Zustimmung. Für eine weitere Aufgabe legst du ein eigenes Blatt an, statt diese Freigabe still zu erweitern.
Teamregelblatt
Status: Entwurf, noch nicht zur Nutzung freigegeben
Betrieb / Team: ____________________
Verantwortlich für dieses Blatt: ____________________
Version / Datum / nächster Prüftermin: ____________________
Ablage der gültigen Fassung: ____________________
A. Wofür verwenden wir die KI?
- Genau erlaubte Aufgabe: ____________________
- Erwartetes Ergebnis und erlaubte Weiterverwendung: ____________________
- Ausdrücklich nicht Teil dieser Freigabe: ____________________
- Wer darf diese Aufgabe ausführen? ____________________
B. Über welchen geprüften Datenweg?
- Anbieter und exakte Produktbezeichnung: ____________________
- Exakter Tarif / zugrunde liegender betrieblicher Vertrag: ____________________
- Betrieblicher Arbeitsbereich, in dem dein Team angemeldet ist: ____________________
- Zugangsweg, etwa freigegebene Webadresse oder Installation: ____________________
- Betrieblich bereitgestellte Zugänge und Geräte: ____________________
- Erlaubte Eingabearten, etwa Text, Datei oder Sprache: ____________________
- Angebundene Datenquellen und Erweiterungen, sonst ausdrücklich „keine“: ____________________
- Fachkundig geprüfte Verarbeitung, Speicherung, Löschung, Trainingsnutzung und Zugriffsmöglichkeiten; Nachweisablage und Prüfdatum: ____________________
- Technisch eingerichtete Beschränkungen; geprüft von / am: ____________________
- Nicht technisch begrenzbare Funktionen und betriebliche Entscheidung dazu: ____________________
Für dieses Muster gilt: Kein Ausweichen auf private Accounts, andere Tarife oder ungeprüfte Erweiterungen. Ein neuer Datenweg braucht eine neue Prüfung vor der Nutzung.
C. Welche Daten dürfen hinein?
- Genau erlaubte Datenarten und Herkunft: ____________________
- Freigegebenes, vollständig erfundenes Eingabebeispiel: ____________________
- Wer prüft die konkrete Eingabe vor dem Absenden? ____________________
- Was wird vorher entfernt oder durch einen vollständig erfundenen Übungstext ersetzt? ____________________
Für den engen Einstieg dieses Musters ausgeschlossen: echte Kunden- und Beschäftigtendaten, vertrauliche Auftragsunterlagen, Zugangsdaten, Gesundheitsangaben und sonstige Betriebsgeheimnisse. Auch Anhänge, Bilder und Diktate fallen unter diese Grenze. Eine spätere Erweiterung braucht eine gesonderte fachkundige Prüfung und dokumentierte Freigabe. Nur Namen zu ersetzen, reicht dafür nicht.
D. Wer gibt was frei?
- Nutzungsfreigabe für genau diese Aufgabe und diesen Datenweg durch Betriebsleitung / zuständige Rolle: ____________________
- Fachkundige betriebliche Prüfung durch / Datum / Ergebnis: ____________________
- Datenschutz und gegebenenfalls Beschäftigtenvertretung: Einbindung geklärt durch / Ergebnis / offene Punkte: ____________________
- Fachlich geeignete Person für die Ergebnisprüfung: ____________________
- Vertretung und Kontaktweg: ____________________
- Konkrete Prüfkriterien vor Weiterverwendung: ____________________
- Wo wird die Ergebnisfreigabe nachvollziehbar festgehalten? ____________________
Ohne abgeschlossene Prüfung keine Nutzung. Ohne Ergebnisfreigabe keine Weiterverwendung. Automatisches Versenden, Veröffentlichen oder Ändern von Betriebsdaten ist durch dieses Blatt nicht freigegeben.
E. Wann stoppen wir, wen informieren wir?
- Stopp bei unklarer Datenherkunft, ausgeschlossenen Inhalten, abweichendem Zugang, neuer Funktion oder fehlender prüfender Person.
- Erste Ansprechperson und erreichbarer interner Kontaktweg: ____________________
- Vertretung / Ausfallkontakt: ____________________
- Freigegebener Arbeitsweg ohne KI: ____________________
- Geschützter interner Vorfallweg und zuständige Stelle: ____________________
- Wer darf nach Prüfung die Wiederaufnahme freigeben? ____________________
Wenn bereits etwas Falsches eingegeben wurde: keine weiteren Inhalte senden und die Ausgabe nicht weiterverwenden. Sofort den internen Vorfallkontakt informieren. Zunächst Anwendung, Zeitpunkt, Datenart und betroffenen Arbeitsbereich melden, ohne vertrauliche Inhalte in einen weiteren Chat zu kopieren. Weitere Sicherung, Löschung, Anbieteranfragen und mögliche rechtliche Schritte klärt die zuständige Stelle. Ein gelöschter sichtbarer Chat ist kein Nachweis, dass alle Daten entfernt sind.
F. Haben wir die Regel verstanden und freigegeben?
- Gemeinsamer Probelauf nur mit erfundenen Inhalten, durchgeführt am / durch: ____________________
- Team kann erlaubten Weg, Ergebnisprüfung und Stoppkontakt benennen: ____________________
- Offene Punkte und zuständige Person: ____________________
- Betriebliche Freigabe, Datum und gültig ab: ____________________
- Erneute Prüfung bei geändertem Produkt, Tarif, Funktionsumfang, Datenweg oder Aufgabenumfang; zuständig: ____________________
Ende der Kopiervorlage
Drei Beispiele: erlaubt, Rückfrage, Stopp
Vor jeder Eingabe helfen drei Fragen. Für die folgenden Beispiele gilt: Aufgabe, Zugang und Eingaben sind zuvor fachkundig geprüft und betrieblich freigegeben.
Erlaubt: Ein allgemeiner Textbaustein für Terminrückfragen
Ein Handwerksbüro möchte eine freundliche Formulierung, mit der es nach möglichen Besichtigungsterminen fragen kann.
Eingabe: „Entwirf einen allgemeinen Textbaustein für eine Terminrückfrage. Keine Namen, Adressen, Termine oder Zusagen ergänzen. Offene Angaben als Platzhalter kennzeichnen.“ Es werden weder Kundenmail noch Anhang mitgeschickt.
Datenweg und Freigabe: Die Bürokraft nutzt ausschließlich den im Blatt eingetragenen betrieblichen Zugang. Die benannte Büroleitung prüft den Baustein auf unbelegte Zusagen und verständliche Platzhalter. Echte Empfängerdaten werden erst anschließend außerhalb des Chats im freigegebenen Mailverfahren ergänzt. Der konkrete Versand bleibt im üblichen betrieblichen Freigabeweg.
Stoppgrenze: Sobald dafür eine echte Nachricht hochgeladen werden soll, reicht diese Freigabe nicht mehr.
Rückfrage: Besichtigungsnotizen ohne Namen zusammenfassen
Ein Serviceteam hat Namen aus einer Notiz entfernt und möchte die restlichen Angaben sortieren lassen. Die Notiz enthält weiterhin eine genaue Objektbeschreibung und einen besonderen Schaden.
Entscheidung vor der Eingabe: Nicht absenden. Aus dem Zusammenhang könnten Personen erkennbar bleiben. Auch ohne Personenbezug können die Angaben vertraulich sein. Die Bürokraft fragt über den internen Kontaktweg, ohne die Notiz in einen anderen Chat zu kopieren.
Datenweg und Freigabe: Der bisher freigegebene Zugang ist kein Freibrief für neue Datenarten. Die fachkundige Prüfung muss erst klären, ob dieser Vorgang und sein Datenweg freigegeben werden können. Bis dahin kann das Team mit einer vollständig erfundenen Notiz das gewünschte Format erproben oder die echte Notiz ohne KI bearbeiten.
Stoppgrenze: „Der Name ist weg“ genügt nicht als Freigabegrund.
Wie du nach geklärter Freigabe eigene Tagesnotizen in eine Berichtsvorlage überträgst, zeigt Bautagesbericht mit KI: Vorlage und Ablauf. Aufnahme, Abschrift und Ergebnis werden dort getrennt geprüft.
Stopp und Vorfallweg: Personalunterlage im privaten Chat
Eine Person bemerkt nach dem Absenden, dass sie eine Personalunterlage mit Gesundheitsangaben in einen privaten Chat geladen hat.
Sofortiger Arbeitsstopp: Nicht weiterchatten, keine erzeugte Zusammenfassung nutzen und den Vorgang nicht mit einem zweiten KI-Dienst untersuchen.
Datenweg und Verantwortung: Der private Zugang liegt außerhalb des Teamregelblatts. Die Person meldet den Vorgang sofort über den festgelegten geschützten Vorfallweg, bei Nichterreichbarkeit an die Vertretung. Die zuständige Stelle klärt Schutzmaßnahmen und das weitere Vorgehen mit den erforderlichen Fachleuten. Die Freigabe einer einzelnen Antwort reicht nicht, um den Vorfall abzuschließen oder die Nutzung wiederaufzunehmen.
Keine Abkürzung: Einfach den Chat zu löschen und weiterzuarbeiten, ersetzt die Klärung nicht.
Freigabecheck: Kann das Team danach handeln?
Prüfe das ausgefüllte Blatt, nicht nur die Überschrift „KI erlaubt“:
Dein nächster Schritt: Fülle das Blatt für eine einzige wiederkehrende Aufgabe aus. Gehe anschließend gemeinsam einen erlaubten Fall und einen Stoppfall mit erfundenen Inhalten durch. Erst danach entscheiden die zuständigen Personen über die konkrete Nutzung.
Für die interne Vertretungsübergabe findest du in E-Mail-Verlauf mit KI zusammenfassen: mit Vorlage einen vollständigen Textauftrag. Er hält bestätigte Vereinbarungen und offene Änderungswünsche auseinander; die zuständige Person prüft die Ausgabe am Originalverlauf.
Passende erste Aufgaben mit fertigem Arbeitsauftrag findest du in KI im Kundenservice, Angebot mit KI erstellen und prüfen und KI im Handwerk: dein erster Büroablauf. Soll das ganze Team seine Arbeitsweise mit KI gemeinsam verändern, kann ein gefördertes Coaching passen; die Voraussetzungen stehen in KI-Förderung: Beratung und Zuschüsse für kleine Betriebe.
Du willst die Regel nicht nur auf Papier haben, sondern Zugänge, Berechtigungen und den freigegebenen Arbeitsweg passend einrichten lassen? Frag inventivo nach der Einrichtung für dein Team. Nenne dafür die Aufgabe, die eingesetzten Programme und die Zahl der Personen, aber keine Zugangsdaten.
Quellen und Grenzen
Grundlage sind die folgenden Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz mit Dokumentstand Mai 2024 und Juni 2025:
- Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 6. Mai 2024: insbesondere Abschnitte 1.9 und 1.10 zu Training und Eingabehistorie, 1.12 zur Einbindung zuständiger Stellen, 2.2 zu internen Regeln, 2.4 zu betrieblichen Zugängen, 2.5 und 2.7 zu Gestaltung und Sensibilisierung sowie 3.1 und 3.3 zu Personenbezug und Ergebnisprüfung. Der Leitfaden bezeichnet sich selbst als nicht abschließend.
- Orientierungshilfe zu empfohlenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Entwicklung und beim Betrieb von KI-Systemen, Version 1.0, Stand Juni 2025: Abschnitt 1.4 und anschließender Maßnahmenüberblick zu organisatorischen und technischen Maßnahmen; Abschnitt 2.4.7 zu Zugriffsrechten bei zusätzlichen Datenquellen.
Grenzhinweis: Das Teamregelblatt und die erfundenen Beispiele sind eine redaktionelle Arbeitshilfe, keine DSK-Mustervorlage. Lass das konkrete System, den Vertrag und erforderliche rechtliche Fragen für deinen Betrieb prüfen; das Blatt allein bestätigt keine Rechtskonformität.
Wenn noch ungeklärt ist, wo die Daten tatsächlich verarbeitet werden sollen, hilft als ergänzende Entscheidungshilfe Lokale KI oder Cloud?. Die Wahl des Betriebswegs ersetzt nicht deine aufgabenbezogene Teamregel.
Quellenstand
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